De situatie

De administratie van eindklant De Boer Schilderwerken leeft in Promesse, de boekhouding in Exact Online. Iemand tikte elke journaalpost met de hand van het ene systeem in het andere. Dubbel werk, en fouten kwamen pas bij de controle boven water.

Wat ik bouwde

Een koppeling die exportbestanden automatisch oppikt uit OneDrive of FTP, Promesse-codes vertaalt naar hun Exact-equivalenten via een instelbare mappinglaag, en de boekingen wegschrijft als verkoop-, inkoop- of memoriaalboeking.

Wat er veranderde

Elke journaalpost werd met de hand overgetikt; dat gebeurt nu automatisch. Bij een fout laat het dashboard zien of het aan de brondata, de instellingen, Exact zelf of de verbinding ligt, zodat meteen duidelijk is wie iets moet oplossen.

Onvolledige boekingen wachten

Boekingen die verdeeld over meerdere exports binnenkomen, gaan pas door zodra ze compleet zijn.

Ontbrekende stamdata blokkeert niets

Regels lopen vanzelf verder zodra de ontbrekende gegevens er zijn.

Het systeem beschermt zichzelf

Na drie opeenvolgende fouten pauzeert de koppeling zichzelf een kwartier.

Herboeken zonder dubbele boekingen

Ook na verwijdering in Exact kan veilig opnieuw worden verwerkt; een dubbelklik levert nooit een dubbele boeking op.

Wat het is

Een facturatie- en administratieplatform voor Nederlandse zzp’ers: facturen maken en versturen, alle Nederlandse btw-varianten, e-facturen volgens de NLCIUS-standaard die overheden vereisen, en automatische betaalherinneringen.

Wat ik deed

Het volledige product. Betaalstromen via Stripe, bonnetjes die met AI worden uitgelezen, wachtwoordloos inloggen, een koppeling met de bank voor het matchen van transacties, en het beheer- en analysedashboard erachter.

Waarom het hier staat

Dit is het grootste product dat ik in mijn eentje bouwde en draaiend houd — inclusief alles wat daar in de praktijk bij komt kijken: betalingen, beveiliging, vindbaarheid en toegankelijkheid.

De situatie

Elke leverancier levert zijn artikeldata anders aan. Daardoor zit er bij elke organisatie iemand dezelfde bestanden te controleren, te corrigeren en te importeren. Week in, week uit.

Wat ik bouwde

Een systeem dat een bestand inleest, de kolommen herkent, het vergelijkt met de vorige levering van diezelfde leverancier en negentien controles uitvoert: van foutieve en dubbele EAN-codes tot onverwachte prijswijzigingen en artikelen die stilzwijgend zijn vervallen.

Wat er veranderde

Instellingen worden per leverancier onthouden, en bestanden met een laag risico gaan automatisch door.

De situatie

Verlofaanvragen liepen via mail, losse afspraken en een gedeeld Excel-bestand. Iemand hield daarin de saldi bij, verwerkte dagwissels en overuren, en moest overzicht houden over wie wanneer vrij was. Dat kostte doorlopend tijd, en als diegene er niet was, wist niemand waar het stond.

Wat ik bouwde

Een verlofsysteem waarin medewerkers hun aanvraag, saldo en de teamkalender zien. Aanvragen kan ook via WhatsApp in gewone taal, bijvoorbeeld "ik wil vrijdag vrij", waarna AI er automatisch een correcte aanvraag van maakt. De leidinggevende keurt goed met "JA".

Wat er veranderde

Niemand is meer afhankelijk van één persoon of één bestand: iedereen ziet hetzelfde saldo, dezelfde planning en dezelfde status. Deeltijd naar rato, restdagen, feestdagen, dagwissels en overuren zitten in het systeem in plaats van in iemands hoofd.

De situatie

Inkoopfacturen kwamen als losse PDF’s binnen. Iemand opende ze één voor één, tikte crediteur, factuurnummer en bedragen over in de boekhouding, hernoemde het bestand en hield bij wat al was ingeboekt. Elke maand opnieuw, en bij drukte bleef de stapel liggen.

Wat ik bouwde

Een tool die de map met facturen zelf uitleest: hij haalt de tekst uit elke PDF, herkent de leverancier, controleert of de btw klopt, hernoemt het bestand naar crediteur en factuurnummer, en zet de bedragen klaar om over te nemen. Onbekende leveranciers laat hij door AI lezen. Daarna leest hij uit een schermafbeelding van het inkoopboek de boekstuknummers terug, zodat elk bestand zijn definitieve naam krijgt.

Wat er veranderde

De facturen staan gecontroleerd en op naam klaar; wat overblijft is nakijken en afvinken. Een afwijkende btw valt meteen op in plaats van bij de kwartaalcontrole.